Kevés a hely az irodában ezért szükség lenne valamilyen praktikus tárolóra? Megmutatjuk, hogy hova lehet “elrejteni” az irodaszereket, és mibe tehetjük a céges dokumentumokat.

Az irodaszerek egy részét tartsuk az asztalon. Amit minden nap használunk, az legyen előttünk vagy legalább elérhető közelségben. Amikhez ritkán nyúlunk, azok mehetnek a fiókba. Vagy a közelünkben lévő görgős, fiókos konténerekbe. Ezekbe egyébként ritkán használt dokumentumokat is eltehetünk. Főleg olyanokat, amik a céges archiválásba valamiért nem kerültek bele. De jó, ha mondjuk ott vannak a közelben. Ide kerülhet például a számlatömb vagy egy-egy hozzánk érkező ajánlat, amivel csak később tudunk foglalkozni – csak két példa.

 

Viszont az archivált dokumentumokat már máshova kell tennünk. És ehhez már egy kicsit szakszerűbbeknek kell lennünk. Tegyük ezért a céges papírjainkat először genothermbe, majd egy meghatározott rendszer szerint fűzzük azokat gyűrűskönyvbe. Ezek rendszerezésében a mappák gerincén lévő címkék segíteni fognak. Ha teljes precizitásra törekszünk, a gyűrűs mappákat tegyük tokos iratrendezőbe. Ha így járunk el, a polcon garantáltan minden mappa a helyén marad. Nem fognak eldőlni, ha egyet kiveszünk közülük. És itt már jeleztük is, hogy ezeknek a dokumentumoknak már a polcon a helyük. Viszont, ha már nincs szükség az adott dokumentumra, tegyük archiváló dobozba, és helyezzük el azokat az irodán kívüli tárolóban. Így a közvetlen környezetünkben marad hely az újabb dokumentumok rendszerezésére. De az archiválás utolsó fázisára is gondoljunk. Ha már nem lesz szükség a dokumentumokra, semmisítsük meg azokat szakszerűen. Ehhez válasszunk iratmegsemmisítő készüléket.

 

A dokumentumok rendszerezése egyébként nem csak az arcihiváláskor fontos. Már a beérkező anyagokat is válogassuk. Ehhez használjunk asztali levéltartót és irattálcát. Ezekbe az éppen aktuális projektünk anyagait válogathatjuk, rendszerezhetjük szakszerűen.

 

És még egy dolog, amit az asztalon kívüli tárolásról nem említettünk. Ha a közelünkben tartanánk az irodaszereinket vagy az éppen aktuális céges dokumentumokat, használjunk fiókos, polcos irattartót. Ezeket közvetlenül az irodai asztalunk mellett is tarthatjuk. És akár egymásra is építhetjük.

 

Összességében elmondható, hogy a rend és a rendszerezés sok helyet teremthet az irodában. És ha kényelmes, tágas a környezet, a munka is gördülékenyebben mehet. Ön is számoljon ezzel. Mi a megfelelő eszközök kiválasztásában segítünk. Nézze meg az Irodatech24 irodaszer webáruház kínálatát!