Hogyan archiváljuk az iratainkat? Milyen irodaszerre van szükségünk a teljes folyamat lebonyolításához?

Először is a dokumentumot genothermbe tesszük, majd egy egyszerű iratgyűjtő mappába helyezzük, és így hordjuk magunknál. Ezzel védjük meg a dokumentumunkat a sérüléstől. A következő lépés, hogy olyan helyre tesszük, ahonnan bármikor könnyedén elővehetjük. Ilyenkor kerülnek gyűrűs mappába a dokumentumok.

Az ilyen tárolókban több hónapig, évekig is tarthatunk anyagokat. A lényeg, hogy a gerincükön lévő címkék segítségével könnyen beazonosítható legyen, hogy mi található bennük. És akár a közvetlen közelünkben is tarthatjuk ezeket a gyűrűs mappákat, ugyanis elég dizájnos kivitelűek. Az már más kérdés, hogy egymás mellett a polcon csak akkor állnak meg biztonságosan, ha erre alkalmas tokba tesszük ezeket. Vagyis, az archiválás második lépésekor célszerű tokos iratrendezőbe tenni a céges papírokat.

A harmadik lépés a végleges archiválás. Ha egy dokumentumot már nem veszünk elő rendszeresen, akkor mehet az archiváló dobozba. Ezek már kevésbé dizájnos kivitelűek. Mondjuk egy raktárban nem is annyira fontos a kinézet. Viszont annál praktikusabbak. Rendszerint egy kartonlapból kihajtogathatók. Szóval a még fel nem használt archiváló doboz kis helyen elfér.

A negyedik része az archiválásnak az iratmegsemmisítés. Bár ez már nem egészen archiválás, de a folyamat vége nyílván az, ha megszabadulunk a régi, felesleges dokumentumoktól. Az évek során felhalmozódott papírok között bizonyára Ön is tartogat olyat, amire már soha nem lesz szükség. Ezek csak a helyet foglalják, célszerű ezért megszabadulni tőlük. Igen ám, de attól még, hogy régiek, bizalmas adatok lehetnek bennük, ezért csakis iratmegsemmisítővel váljunk meg ezektől a dokumentumoktól.

 

Mi, az Irodatech24-nél az archiválás minden lépésénél segítünk. Legalábbis, ami a szükséges irodaszerek beszerzését érinti. Nézze meg ezeket a praktikus iratrendezőket a webáruházunkban!