Így archiválja az irodai dokumentumait, hogy a lehető legnagyobb biztonságban legyenek

Archiválás, iratrendezés digitálisan

Mutatunk egy nagyon jó stratégiát az irodai dokumentumok archiválására vonatkozóan. Igyekeztünk olyan lépéseket és fontos tudnivalókat összegyűjteni, amik biztonságossá teszik a digitális dokumentumkezelést.

Számos esetben fordul elő, hogy az archívum nem csak nyomtatott formában érhető el, hanem digitálisan is. De, ahogy fejlődik a technológia, sokan döntenek úgy, amit lehet kizárólag digitálisan archiválnak. Igen ám, de attól, hogy valami digitális, még nem örök. Ezért csak akkor lesz hatékony és biztonságos a digitális archiválás, ha bizonyos lépésekre odafigyelünk.

 

Például arra, hogy rendszeresen készítsünk biztonsági másolatot. Ez egy digitális anyag esetén nem nagy ügy. Jó megoldás lehet, ha a felhőben és fizikai tárolón is őrizzük az archívumot.

 

Manapság a hordozható merevlemez tűnik a legbiztonságosabb és legpraktikus archiválásnak. De attól még, hogy ezen tartjuk az anyagokat, oda kell figyelnünk azokra. Vagyis a merevlemezen tárolt anyagaink működőképességét teszteljük le legalább két évente. És a másolatokkal is tegyük meg ugyanezt. Ritkán fordul elő, hogy a másolat és az eredeti is hibás. De, ha az egyik fájlunk működésképtelen, pótoljuk azonnal a másolatból. És vegyük azt is figyelembe, hogy a merevlemezeknek is van bizonyos élettartama.

 

Egyes szakértők egynél több másolat létrehozását is javasolják. Pontosan a merevlemezek meghibásodása miatt. Azt tanácsolják, hogy különböző gyártmányú merevlemezeken tároljuk az eredetit, a másolatot és annak a másolatát is.

 

Lehet, hogy túlzásnak tűnik ez, de ha belegondolunk, hogy egy anyag elvesztése mekkora problémát és veszteséget jelenthet a cégünknek, nem is olyan nagy fáradtság az ilyen komoly archiválás. Ráadásul digitálisan sokkal egyszerűbb ezt meglépni.

 

És nem csak a fizikai biztonságra ügyeljünk. Lehetőleg a vírusoktól és az illetéktelen behatolásoktól is védjük meg az adatokat.

 

Ha a digitális archiváláshoz keres megfelelő eszközöket, nézzen körbe itt.