Manapság így megy az iratkezelés. Kitöltjük és aláírjuk a hivatalos dokumentumot, majd iktatjuk, karakterfelismerő szkennerrel digitalizáljuk. Az így készült pdf állományokat archiváljuk, ezután pedig feltöltjük a felhőbe, ahol a jogosultsággal rendelkező kollégák számára bármikor hozzáférhető lesz. Persze a papír formátumú nyomtatványt is archiváljuk. Méghozzá erre való iratrendezőkben.

Az archíválást már így célszerű végezni

 

Ha tehetjük, a két munkafolyamatot végezzük egyszerre. És a digitális formátum mentésekor, a megjegyzésbe azt is írjuk a fájl mellé, hogy pontosan hol található a papír alapú nyomtatvány, szerződés, ajánlat. Az iratrendezőkhöz pedig készítsünk címkéket, így szükség esetén az “analóg” visszakeresés sem vesz el túl sok időt.

 

Fontos, hogy az iratok archiválására fordítsunk elegendő figyelmet, és az is, hogy megfelelő eszközöket használjunk ehhez. Olyan korban élünk, amikor elvárás, hogy minden digitális formában is a rendelkezésünkre álljon. De sajnos nem lehetünk abban biztosak, hogy nem lesz szükségünk az eredeti anyagra. A digitális aláírás ugyanis még nem elterjedt, ezért egyelőre nem tekinthetünk el attól, hogy biztonságos helyen, minőségi iratrendezőben is megőrizzük a dokumentumainkat.

 

Viszont az irodai munka rugalmasabbá válása megköveteli, hogy akár egy okostelefonról is elérhessük a szükséges anyagokat. Például ha a könyvelőnél vagyunk vagy bármikor, amikor egy megbeszélésen egy régebbi szerződést kell elővennünk.

 

Ahhoz pedig, hogy ezt megtehessük, az archiválás során lehetőleg karakterfelismerős szkennerrel kell beolvasni a dokumentumokat. Sőt, ha jó készüléket választunk, a szkennerünk egyből a megadott, céges felhőben található mappába menti az anyagot. Így az archiválás pillanatok alatt megvan.

 

Tehát függetlenül attól, hogy kis vagy nagy cégben dolgozunk, archiválnunk kell. És nem mindegy, hogyan csináljuk. Ma elvárt, hogy bármikor elérhetők legyenek az irodai dokumentumok és az is, hogy az eredeti példányok megfelelően legyenek rendszerezve, biztonságos helyen legyenek tárolva azok. Mi a digitalizáláshoz és az archiváláshoz való megfelelő eszközök beszerzésében segítünk. Nézzen körül az irodatech24.hu webáruházban!