A környezet miatt és a cégünk jövedelmezősége szempontjából sem közömbös, hogy mennyi papírt használunk el az irodában. Ezt sokan tudják, mégse lépnek. Pedig csak pár dologra kell odafigyelni. Mutatjuk, hogy mit célszerű tennünk, ha csökkentenénk az irodában a felhasznált papír mennyiségét.
Vezessünk be olyan szoftvert, amivel nyomon követhetjük a nyomtatási folyamatokat a cégen belül. Vagyis olyat, amivel látjuk, ki és mit nyomtat az irodában. Ez már önmagában visszatartó erő lesz. Vagyis a kollégák a visszakereshetőség miatt valószínűleg kevesebb fölösleges nyomatot készítenek.
Használjunk továbbá egy nagyobb teljesítményű nyomtatót egy központi helyen az irodában. Igazolt tény ugyanis: ha előttünk a nyomtató, többször nyomtatunk felesleges anyagokat, mintha a nyomatért el kellene sétálni az iroda egy másik részébe.
Amit lehet, digitális formában kérjünk. A számlákat, a kivonatokat kezeljük digitálisan, ha lehet, ne nyomtassuk ki azokat feleslegesen. De az is komoly eredményeket hozhat a papírfelhasználás csökkentésében, ha bevezetjük a hiteles digitális aláírást. Amennyiben ezzel rendelkezünk, sok anyagot ki sem kell nyomtatnunk.
Ügyeljünk arra, hogy a dokumentumokat digitálisan osszuk meg a kollégákkal. Ehhez pedig használjunk olyan szoftvert, amiben van lehetőség megjegyzéseket is hozzáfűzni a szöveghez. Ha ilyen applikációt vezetünk be, nem csak a papírfelhasználás csökken az irodában, hanem a munka is produktívabb és gördülékenyebb lesz.
A szerződések, az ajánlatok közül is csak a végleges példányt nyomtassuk ki. Inkább használjunk PDF dokumentumokat ebben az esetben is.
Ha pedig nagy terjedelmű anyagot nyomtatnánk, válasszuk a két oldalas nyomtatás funkciót. De akkor is kevesebb lesz a felhasznált papír, ha csökkentjük a betűméretet a dokumentumokban és a margót is kisebbre vesszük. És ügyeljünk arra is, hogy ha nem szükséges, a képeket ne nyomtassuk ki. Ezzel festéket takarítunk meg és értékes helyet is spórolunk a papíron. Ez utóbbi pedig kevesebb felhasznált papírt eredményez.
Persze ahhoz, hogy mindez megvalósítható legyen az irodában, megfelelő nyomatókra és technológiai eszközökre is szüksége lesz. Mi, az Irodatech24-nél a megfelelő technikai háttér megvalósításában tudunk segíteni. Modern, gazdaságos nyomtatókért és minőségi tonerekért nézzen körül nálunk!