Először is a dokumentumot genothermbe tesszük, majd egy egyszerű iratgyűjtő mappába helyezzük, és így hordjuk magunknál. Ezzel védjük meg a dokumentumunkat a sérüléstől. A következő lépés, hogy olyan helyre tesszük, ahonnan bármikor könnyedén elővehetjük. Ilyenkor kerülnek gyűrűs mappába a dokumentumok.