Sokan azt gondolják, hogy a papír az csak papír. Pedig nem mindegy, hogy az adott eszközhöz és munkafolyamathoz milyen papírt választunk. Érdemes a választás előtt megnézni, melyik papír milyen jellemezőkkel rendelkezik.
Fontos adat például a vastagság, ami gramm/négyzetméterben van megadva a csomagolásokon. Minél nagyobb a grammsúly, annál vastagabb a papír. Amíg egy 80 grammos papír megfelel normál felhasználásra, azaz fénymásoló papírnak, nyomtatásra, illetve levélpapírokhoz, addig egy színes lézernyomtatóhoz vastagabb, speciálisabb papírt szükséges beszerezni.
A második adat, amit a papírok kiválasztásánál figyelembe kell venni, a fehérségi szint, aminek a jelzése: CIE. Minél magasabb ez az érték, annál fehérebb a papír. A CIE fehérség nagyon jól megegyezik azzal a fehérséggel, amit a szem felfog. Ajánlott másolás, nyomtatás esetén nagy fehérségi szintű lapot választani, mint például a CIE140 vagy CIE 160 közötti értékkel rendelkezők. Szintén fontos ebben az esetben is a felhasználásra figyelni, hiszen ha egy nagyobb felbontású nyomtatót fehérebb színű lappal használjuk, akkor a színek élénkebbek, a kontúrok élesebbek lesznek.
A fotópapírok esetében a minőséget több tulajdonság határozza meg együttesen. Itt szintén fontos a lapvastagság, hiszen hosszú távra tervezünk a fotókkal, azt szeretnénk, ha több tíz év múlva is jó minőségben lehessen megtekinteni azokat. Léteznek magasfényű, félfényes, illetve matt fotópapírok. Fontos ebben az esetben a száradás, sok gyártó a minőségi papírokhoz saját fotótintát ajánl, amelyek garantálják a jó tapadást, a színek és a kontúrok hosszútávú fennmaradását és ellenállóságát. A legújabb generációjú minőségi fotópapírok között találunk akár professzionális stúdiófelhasználásra szánt papírokat is, amelyek legtöbbször tükröződésmentes, meleg fehér tónusú bevonattal vannak ellátva. Az ilyen lapokat fekete-fehér vagy akár színes nyomatok készítésénél is használhatjuk, az eredmény pedig kiemelkedő minőségű lesz.
A nyomtatók megbízható futásteljesítménye érdekében fontos, hogy jó minőségű papírt válasszunk, hiszen ha a lapok túl vékonyak vagy túl fényes és sima tapintásúak, úgy elképzelhető, hogy a készülékek adagoló része – főként alsótálcás mechanikák esetében – nem tudja csúsztatni a lapokat, mert azok nem tapadnak eléggé. Nagyon igénybevett vagy idősebb készülékek esetén is javasolt a jobb minőségű papír beszerzése, hiszen így elkerülhető, hogy a nyomtató mechanikájában megakadjon a papír, amit aztán csak körülményesen lehet onnan kiszedni. Minden esetben használjuk a készülékünkhöz előírt papírméreteket és papírfajtákat, mivel a nem megfelelő alapanyag a nyomtató károsodását, vagy használatképtelenségét okozza.